營業秘密保護

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專家觀點

資深人資主管

營業秘密管理制度推動分享 – 順德工業

順德工業 人力資源處 楊玉玫處長

為何推動營業秘密管理制度

順德工業發展至今六十年多年歷史中,曾經發生過二次重大營業秘密洩露而造成公司競爭力受損的狀況,當時雖皆能安然的渡過危機,但是也造成公司必須投入不少的心力來重新提升內部技術及進行法律訴訟。近年來企業之競爭愈顯激烈,從新聞媒體報導中屢傳企業的營業機密被侵害之狀況,企業一旦發生此種情況,除了要安撫客戶、員工的信心外,對營運的危害更是難估,甚至動搖公司根基。為能防範於未然,讓有心者無可乘之機,讓員工養成能辨識及資訊運用把關之能力。故於內部推動營業秘密管理制度。

人力資源單位在專案中扮演重要角色

企業中營業機密洩露都是由「人」所洩露出去,人員的新進、職位異動、離退時,人資單位都是在第一時間時即獲得訊息,故在推動營業秘密制度的過程中,人資單位須將營業秘密管理制度的重要精神融入各項人力資源運作的規則及制度中,方能讓營業秘密的保護成為企業運作的機制之一。

專案推動過程中的重要關鍵因素:

  1. 公司營業機密最高主管為專案的召集人
    營業秘密管理制度簡而言之---就是讓公司的營運機密被有效的辨識且運用於組織成長的環節。那麼擁有公司最多及重要機密的單位當然應是首要瞭解制度之精神及應進行管理的單位。順德工業的營業秘密計畫召集人是由研發中心最高主管擔任,因為研發協理對於該專案的重視,讓全體研發部門在專案的推動階段,全心配合進行機密的盤點、標示、內部宣導等任務,讓專案的開始就有成功的一半。
  2. 運用外部訊息提升各主管對於營業秘密重要性之意識
    任何制度的推動難免讓各單位主管或同仁覺得不適應或是需要多出不少繁瑣的工作,而影響到推動的順暢性。這時為能讓主管們能夠瞭解公司推動專案的考量,推動單位會將營業秘密外洩的新聞稿、事件等作成小文章mail給各級主管,讓主管們瞭解到保護公司營業機密的重要性,唯有主管們的認同,才能讓一般同仁瞭解及諒解新制度為他們所帶來作業上的不便。
  3. 瞭解部門運作人員擔任部門種子人員
    在挑選各單位的推動種子人員時,要請主管指派態度正向且對於所屬部門的運作有一定瞭解程度的人。在進行部門內的宣導及機密盤點時,我們需要透過種子來協助辨識及盤點出重要的機密,而態度正向才能以公司的角度跟部門人員說明推動原因及重要性。而對部門營運有相當程度的瞭解,才有讓盤點作業沒有疏漏。
  4. 專案推動人員深入部門運作
    僅透過說明會、會議與推動種子溝通等方式對於制度的落實是有限的。在專案推動的期間,專案推動人員走入部門內參與專案說明會,對於制度推行會有相當程度的幫助。參與各部門的會議除了可補充部門種子人員進行說明外,而且也能在第一時間將推動所遭遇的困難或需澄清的問題帶回與顧問或內部討論,以期最快的獲得共識,讓專案可以順利的推動。
  5. 邀集利益關係人參與制度變更
    營業秘密制度的內容除了能夠掌控現有營運機密的狀況外,還有牽涉到不少管理制度的調整,而這對於不同單位有不同程度的影響。其中對於對外單位的影響不少,特別是業務單位會非常擔心影響到客戶的觀感或困擾,故在進行制度調整的過程中,專案單位不能埋頭執行,必須依照公司的特性、不同單位在乎的重點及制度精神的掌握三者之中來設計最適的制度。

以上是順德工業在進行營業秘密專案時所依循的重點,制度的落實及內化是一段持續不間斷的過程,並非一時的專案有辦法達成。順德工業剛剛完成專案中各階段的推展,未來還需要一段期間來轉化及內化制度的精神,期許未來有更多的經驗與大家相互的交流。