營業秘密保護

保護企業資料範圍最廣最嚴格、生命週期最完善

機敏檔案安全管理

營業秘密如何進行盤點

營業秘密盤點的基礎方向

說到盤點的工作,在輔導過的經驗中,這工作對企業來說真的是很煩雜,如同企業在執行財產盤點,那是很多人都不願意做的,但是這盤點工作,只是我們要做好營業秘密保護最初步的工作,怎麼樣都要做好,而且是第一次最累人,再來每次定期盤點或不定期異動的修正,依經驗來看並不會有很大的工作量。

那應該如何進行盤點比較好呢?我們從幾個方向來分,如果是以部門的話,我們就從一般人認為有很多營業秘密的研發部門開始,再依序是營業部門、生產部門及財會部門等,而盤點的資料,當然不分紙本或是電子檔案,只要是營業秘密法所稱,所謂的方法、技術、製程、配方、程式、設計或其他可用於生產、銷售或經營之資訊,這些通通要盤出來。

營業秘密盤點的執行步驟與範本 

然後由誰來做呢?當然一開始要對全公司宣導,然後全員動起來,這樣員工才能瞭解到公司真的是有決心要做這件事,而各部門要指定專人負責匯整,將這些盤點出的營業秘密做成清冊,然後每一項營業秘密也都要找到人負責管理,下面是一簡單的盤點清冊。

名稱 類別 說明 使用部門 管理人員 機密等級 儲存位置 檔案格式 使用範圍 保密措施

前面是以部門別進行盤點,如果是以營業秘密的類別呢?我們從營業秘密的定義來看,營業秘密有分技術性及商業性的部分,所以當然可以從一般人認為有很多營業秘密的技術性部分開始盤點,技術性就是所謂的方法、技術、製程、配方、程式及設計等這些方面的資訊/資料,而商業性就是其他可用於生產、銷售或經營之資訊,如生產成本及客戶名單等方面的資訊/資料。

營業秘密盤點的欄位內容介紹

再來我們解釋上述表格一些欄位的意義,首先是類別,類別如果分的太細或是過於複雜,使用起來或許會不太經濟或過於麻煩,建議類別最好在10個項目以內,如果直接以營業秘密的定義分,可以分為方法、技術、製程、配方、程式、設計、生產成本、交易價格及客戶名單等。

接著是機密等級,進行盤點時,我們前面提到是所有人都參與,這樣公司政策較容易貫徹,而同部門的同事在盤點時,也可以討論所盤資料的機密等級,如果不能區分就由上一級主管認定,總之在盤點時就先確認機密等級,因為我們要盤的是營業秘密,所以如果機密等級屬於公開的資訊,那就不需花費人力資源做紀錄。總之,負有管理責任的人要確實知道所擁有的營業秘密,具體加以分類,簡易的等級分類,可以分為公開、限閱及機密,當然公開的資料(資訊)是不紀錄的。

儲存位置,紀錄著這份資料所放的實體位置,如果是紙本資料,可能是某儲存室、檔案櫃或辦公室等,如果是電子檔案,那就紀錄是在哪台電腦內,或某儲存媒體內,更細的還會紀錄儲存資料夾的路徑,而檔案格式就是紀錄電子檔案的檔案格式,可以直接將電子檔案的附檔名紀錄上就可。

使用範圍指的是這營業秘密會使用到的部門或流通的範圍,所以當然有的資料會給外部廠商或客戶使用,而這些必須清楚紀錄,才能知道企業內的營業秘密到底流通範圍有多廣,也才能有手段限定這些營業秘密非一般涉及該類資訊之人所知者。

而最後的保密措施,是依據前面的欄位決定的,如機密等級是最高,那當然我們會用公司所能用的最高的保密措施來保護這項營業秘密,再來如果是紙本檔案,可能是限定能調閱的人,如果是電子檔案,能以加密方式處理等等的,總之保密措施需要依各種不同情形設計,才能充分的保護好我們的營業秘密,如果各位讀者有興趣,歡迎與我們連絡共同來討論。